（一）年会的通知与宣传：办公室于近期内向总部各部门及所辖各子公司、各项目部发出书面的《关于做好2018年度年终工作总结的通知》，对苏州公司本次年会活动进行公示和宣传，达到全员知悉。
（二）条幅的制作：提前联系制作员工大会及宴会专用横向条幅：红底黄字条幅两条，条幅具体尺寸视具体情况进行量制；具体文字可参照“xxx公司2018年度工作总结表彰大会”（大会专用）及“辞旧迎新 情系固力”、“2018年度xxx员工答谢宴会”（晚宴专用）。(条幅规格：酒店会准备)。
（三）报告的收交：收集总部各部门及所辖各子公司、各项目部主要负责人的《年终述职报告》。在年会前整理提交给公司领导。
（四）发言稿的撰写：起草员工大会上总经理专用的《开幕辞》和宴会上专用的《祝酒词》及《员工家属感谢信》。年会前，与总经理及各有关人员最后确定讲话的具体时间及内容。
（五）物品的采购：提前采购员工大会及答谢晚宴上所需的物品。（准备员工大会年会活动舞台上主要领导同志的姓名台卡、纸、笔及矿泉水等；准备答谢晚宴上专用的领导座位卡、员工座位卡以及youxi专用的气球、细线等道具用品。）具体物品见预算表。
（六）所需协助的注意事项：与会堂、酒店、休闲娱乐中心负责人沟通有关费用时，应提前向对方说明我们需要对方协助办理的注意事项。（如对方向我们报送年会活动舞台挂条幅的长度、尺寸数据及请对方帮助我们悬挂条幅等等）
（七）时间的控制：大会及宴会主持人应注意好时间的把控，避免时间控制节点远远超出原计划的预定时间。
（八）现场录像机拍照：提前安排好相关人员携带录像机或数码相机，做好大会、晚宴等活动现场的录像或拍照工作。活动后存档，可作为历史资料在公司内部局域网上共享。
（九）会务人员的工作安排：年会活动策划方案的具体工作应细化分解到相关责任人，确定每一项工作的负责人；各个会务支持人员应主动向总协调人进行汇报。最重要的是不要忘记确定年会当天的现场各项工作的负责人。例如：现场灯光及音响的调试、年会活动舞台及场地的布置、物品的采购与运输、酒店餐普的提前预定等等，一定要有专人负责。
（十）资金的请批与支持：本次年会活动所需支持的费用预算，一定要有老板的明确批复。整个年会活动的安排，最主要的是费用支持，只有这样，我们才有把握办好。

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